OUTLOOK ET ONENOTE : gagner du temps et s'organiser

Résumé du contenu

Personnaliser Outlook pour l'adapter à son activité

• Accéder directement à l'essentiel : personnaliser le ruban, les affichages, les favoris
• Adapter Outlook à son activité : définir des champs, des catégories, des indicateurs
• Créer des modèles pour gagner du temps : mails types, phrases automatiques, bloc de paragraphes types

Traiter un volume important de mails, s'organiser pour plus d'efficacité

• Purger sa boîte de réception en s'appuyant sur la méthode CAP
• Exploiter les indicateurs de suivi et les outils de recherche
• Créer un fichier de données pour désengorger sa boîte à lettres
• Créer des règles pour filtrer et classer automatiquement
• Enregistrer des actions rapides pour les usages courants
• Transformer un message en rendez-vous ou en tâche
• Collecter rapidement une information : les boutons de vote
• Informer de son absence

Gérer ses contacts

• Créer et catégoriser ses propres contacts et listes de distribution
• Échanger des cartes de visite
• Importer, exporter des contacts
• Opérer un publipostage

Planifier, organiser et prioriser ses activités

• Créer des rendez-vous ou évènements ponctuels, planifier les éléments périodiques
• Attribuer des couleurs pour visualiser et prioriser ses activités
• Organiser ses tâches par contexte et nature d'activité
• Définir des échéances et mettre en place des rappels

Centraliser ses notes et idées dans OneNote

• Créer et organiser un ou plusieurs bloc-notes
• Saisir et hiérarchiser ses notes : pages, sous-pages, indicateurs.
• Insérer tous types de notes : texte, écriture, schémas, images, tableaux, fichiers, contenu Web, notes audio ou vidéo
• Accéder à ses notes depuis son PC, son Smartphone ou sa tablette

Organiser le travail collaboratif

• Partager des agendas, des contacts, des bloc-notes OneNote
• Organiser des réunions
• Déléguer et suivre des tâches

Objectifs de la formation

• Adapter Outlook et OneNote à son activité pour gagner du temps et mieux s'organiser
• Optimiser la gestion de ses mails pour faire face au flot quotidien
• Gérer ses contacts, son agenda, ses tâches
• Centraliser ses notes et idées dans OneNote
• Exploiter des ressources collectives pour faciliter le travail collaboratif

Résultats attendus

Développement des compétences.

Suivi et évaluation

• Évaluation à partir d’une étude de cas concrète et interaction permanente entre les participants et le formateur
• Questions / Réponses tout au long de la formation et passage
• Attestation d’assiduité et de fin stage

Sur demande : Passage de la certification TOSA pour certifier son niveau de compétences sur les outils informatiques professionnels

Contenu de la formation

Modalités techniques et pédagogiques

• La formation est réalisée à l’aide de support formateur (vidéoprojecteur, documentation, exercices…)
• Pour les stages en entreprise, prévoir une salle de formation : paperboard, vidéoprojecteur

Modalités de déroulement

• Formation en intra : durée à définir avec le formateur
• Dates sur-mesure
• 16 centres de formations

Adaptation du programme en fonction du besoin du stagiaire